他山之石可以攻錯── Cairns Airport IRONMAN Cairns 參訪見習分享(上)

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文/李寶怡

 

IRONMAN台灣團隊在辦完今年4月份墾丁的IRONMAN 鐵人三項國際賽後,為呈現更高品質賽事,在6月份接受IRONMAN亞太區執行長Geoff Meyer之邀請,挑選三位成員:台灣鐵人三項有限公司賽事部副理李汎璿Jo、台灣 鐵人三項 有限公司專案執行曹惟翔Shiang及張芓荌Claire,遠赴鐵人運動風行的澳洲,加入IRONMAN Cairns的工作團隊,協助並學習賽事執行、賽道規劃、志工召募及商品販售經驗。

「雖然這是公司成立以來第三次派員到國外觀摹賽事,但實際派員投入並參與IRONMAN整個賽事工作卻是第一次。」曹惟翔Shiang說。

出發前,雖然每個人針對IRONMAN Cairns做足了功課,但在下飛機後,卻被接踵而至的工作忙到翻過去。原來澳洲Cairns的IRONMAN並不同其他國家的形式,是同時很多場賽事交織組成的凱恩斯機場冒險慶典活動 (Cairns Airport Adventure Festival ),而IRONMAN Cairns是其中的一支,也是活動的高潮。至今已舉辦了5年,在地方政府及有關單位的操作下,每年的6月中旬這時候,已成為澳洲當地很重要的年度活動之一,每年更吸引不少觀光客來此參加或參觀賽事。

「事實上,我們抵達時,這個慶典的部分活動已開始進行了!」李汎璿Jo接著解釋,為期大約2週的冒險慶典活動內容包括:珊瑚海岸的鐵人三項 (Coral Coast Triathlon )、越野自行車賽 (RRR Mountain Bike Challenge )、離島長距離泳渡  (Quicksilver Reef Swim—Green Island ),另外還有夜間螢光路跑及麥當勞贊助的IRONKIDS小鐵人等活動,十分適合全家大小,視自己的年齡及身體狀況選擇可以的賽程參加,真是做到「全民全家來運動」的精神及風氣,光這點就令三位參與賽事的同仁感到十分羨慕!

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【圖】IRONMAN Cairns 頒獎晚宴。

 

「我們主要負責IRONMAN Cairns、IRONKIDS及晚會的主要工作。」Shiang表示,而她主要負責IRONMAN賽事的選手服務及大會流程安排、志工召募、終點VIP室的規劃等等。雖然因為時間的關係,無法參與到最前端的規劃工作,但是能首次以工作人員的身份與IRONMAN亞太區總部及Cairns工作團隊一起參與比賽時的流程及會議,學習到許多更細節的事項。像是十分重視工安問題,因此每個工作人員要穿載背心及規定的衣服等等。

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【圖】JO正在清理終點地毯跑道。

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【圖】Shiang正在安裝會場裡IRONMAN的招牌。

Shiang回憶說,每天早上7:45集合,然後開早會,將今日的流程及事項安排好,然後各自帶開進行。但因為是工作人員身份,因此可以更貼近IRONMAN Cairns賽事規劃的核心團隊,並從旁將有疑問的地方問清楚。「因為每天帶領我們的澳洲IRONMAN窗口也有來台灣參觀過我們舉辦IRONMAN賽事的情況,所以他也很清楚我們欠缺哪些問題,並現場教我們找什麼人學習如何操作及執行!」Shiang說,像是她印象最深刻的是在服務選手部分,Cairns工作團隊不但會在賽前將30~40頁的大會手冊以電子檔格式寄給所有的選手,並在比賽會場報到處,還會再準備一張將注意事項濃縮的A4宣傳紙交給選手再確認一次。另外,很榮幸地是這次因為一位中東皇族參賽,因此在終點區必須臨時搭建VIP帳棚,光高度視野規劃及保安規格也讓Shiang大開眼界。

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【圖】在每天賽事開始前,工作人員集合做早會報告,並分派工作。

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【圖】選手報到處。

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【圖】選手報到完後,必須入棚觀看大約20分鐘的大會影片說明及注意事項。

在整個大會流程安排上更見識到人力分工及志工安排的重要性。「整個大會流程我們必須涉及許多工作,包括:游泳開賽前的動線、民眾可觀賽的區域必須要和選手完全的區隔,以確保賽事的流暢度;自行車告示牌擺放的位置、角錐區隔的選手與用路人的安全性;路跑賽段的指引牌、於人潮眾多的柵欄和點放機制;轉換區的流程動線規劃、人員配置的機動性以及補給站物資擺放方式、工作人員的位置、並確保水源、燈、器具、補給物資的足夠等等…,還有賽前選手的接駁,以及賽事過程中家屬及參賽者的接駁、交通管制、醫療、頒獎/歡迎晚宴、贊助商的規劃及博覽會、商店安排的等等,更別提還有周邊的媒體及全區域通訊等等的工作事項。」在正職工作人員有限的情況,Shiang見識到IRONMAN亞太區總部及Cairns工作團隊先分小組,然後培訓各小組組長做為核心工作人員,並在每位核心工作人員身上掛上工作說明書的吊牌,讓選手在現場有任何問題時,可以馬上找到解答。同時,並利用在網路上召募團體志工方式,將工作以1位核心志工帶領自己所召募的志工團隊的方式,將資訊傳達到現場每一位工作人員。「整個人力調配的SOP實在讓人值得學習。」Shiang說,而且透過網路召募志工的方式,雖然與台灣的民情不同,但將志工資訊電子化,也是值得台灣參考及學習地方。

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【圖】IRONMAN 70.3 Cairns比賽前要將補給站的東西一箱箱先打包好,並貼上號碼,以方便貨車運送。

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【圖】志工們正在為選手物資裝袋。

 

「增加觀眾接駁的點及媒體加入也是不錯的主意!」負責賽道規劃的Jo說,在比賽路程中增加接駁的點,將觀眾拉到某些地方幫選手加油,能炒熱氣氛,此外在比賽這幾天可以聽到澳洲Cairns當地的地方電台不停地播放賽事相關注意事項,如交通管制及賽事進度等等,不但增加觀光客對比賽活動的認同感,更疏解許多交通管制問題,這或許是台灣在之後舉辦IRONMAN時可以參考的地方。負責商品銷售的Claire則希望台灣IRONMAN的品項能更多元化,以吸引買氣!

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【圖】選手進行跑步賽程。

 

在問及參訪澳洲Cairns的IRONMAN後,未來若有機會還會想去哪裡觀摹學習?Shiang、Claire、Jo不約而同地指出美國及夏威夷,將以鐵人三項發源地以及IRONMAN總冠軍賽事為目標,其舉辦的流程及形式,想必有更多可以學習的地方。

「我們不只學習,也有將台灣經驗分享!」Shiang說,像是台灣的IRONMAN在選手報到處出口會放置一張桌子,將所有要交給選手的東西陳列出來,讓選手們再次確認的設計,就讓IRONMAN亞洲區總部墨爾本辦公室的執行總監十分欣賞,還交待下次他們也要學起來!